Administration et représentation légale de la société

L’administration de la société est l’activité de gestion de l’entreprise qui constitue la société. La faculté d’administrer est le pouvoir d'accomplir tous les actes inhérents à l’objet social.

Quand l’administration de la société est assurée par plus d’un associé (tous ou plusieurs) et que le contrat de société ne précise pas les modalités d’exercice du pouvoir de gestion on est en présence d’une gestion divisée: chaque associé est administrateur, et a donc le pouvoir de gérer et pourra réaliser seul toutes les opérations comprises dans l’objet social, sans qu’il soit tenu de demander l’agrément ou l’avis des autres associés gérants ni de les informer auparavant des opérations qu’il envisage.

Cette administration dissociée offre l’avantage de produire rapidement des décisions, mais n’est pas privée de risques, puisqu’un seul administrateur peut accomplir des opérations désavantageuses pour la société à l’insu des autres.

C’est justement pour cette raison qu’il est possible d’opter pour la méthode de la gestion conjointe.

La gestion conjointe doit être expressément concordée par les associés dans l’acte constitutif ou dans un amendement à celui-ci  puisque, au cas où les parties ne s’expriment pas, la règle prévoit une gestion divisée.

La gestion conjointe peut en outre prévoir des règles d’unanimité ou de majorité. Si l’unanimité est requise, tous les associés administrateurs doivent être d’accord pour exécuter les activités de la société, alors que pour la gestion à majorité il suffit de l’accord de la majorité des administrateurs calculée sur la base des parts de bénéfice qui leurs sont attribuées.

La gestion séparée tout comme la gestion conjointe peut être exercée par tous les associés, ou par quelques associés seulement. Il est aussi possible de décider que la société sera administrée par un seul des associés. Finalement,  au moins dans le cas des sociétés simples et en nom collectif, on discute également de la possibilité de confier la gestion de la société à des tiers non associés. Lorsqu’une société, qu’elle soit de capitaux ou de personnes, est associée à une société de personnes, elle peut légitimement être désignée pour gérer cette dernière. Dans ce cas, le sujet administrateur est l’organe société de capitaux ou société de personnes et non une personne indiquée par celle-ci.

Les possibilités de choix sont donc nombreuses, et en raison de sa compétence, le notaire pourra vous aider à mettre au point un modèle de gestion répondant à vos exigences et à celles de l’entreprise.

Alors que l’administrateur est celui qui dispose du pouvoir de gestion de la société, donc du pouvoir de décision concernant les activités de la société (ce pouvoir se manifeste au sein de la société), le représentant pour sa part est celui qui détient le pouvoir d’exprimer vers l’extérieur la volonté de la société, donc d’agir au nom et pour le compte de la société (ce pouvoir manifeste ses effets vers l’extérieur).

a) S’il n’en est pas convenu autrement dans le contrat de société, la représentation de la société est du ressort de chacun des administrateurs, séparément ou conjointement, suivant la forme de gestion qui a été choisie. Il s’en suit donc que:

- dans le cas d’une gestion séparée, chaque administrateur peut décider seul et stipuler seul des actes au nom de la société (signature séparée);

- dans le cas d’une gestion conjointe, tous les administrateurs doivent prendre part à la stipulation de l’acte (signature conjointe).


b) Il faut cependant préciser que les associés ont la faculté d’organiser différemment le pouvoir de gérer et celui de représenter.
Par exemple:

- la représentation légale de la société peut être réservée à quelques administrateurs seulement;

- on peut décider que pour certains actes précis une signature conjointe est requise, même si la gestion est divisée;

- une signature séparée peut être prévue pour les actes qui ne dépassent pas un certain montant ou pour quelques matières ou types d’actes ou d’opérations ou, plus généralement, pour les actes d’administration courante, la signature conjointe étant requise pour ceux qui dépassent ce montant ou qui ne figurent pas sur la liste, ou les actes d’administration extraordinaire (à savoir les actes administratifs qui font partie de l’objet social de la société même).

Adressez-vous au notaire qui vous fournira des conseils précieux.