Il s’agit d’une forme simplifiée – mais absolument rigide – de légalisation (dans le sens qu’elle doit correspondre exactement au modèle déposé en annexe à la Convention de La Haye du 5/10/1961 qui la prévoit). Elle est en vigueur entre les pays qui ont adhéré à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 et remplace la légalisation entre ces pays seulement.
Tout comme la légalisation, l’apostille aussi est indispensable pour qu’un acte étranger puisse produire des effets en Italie.
Comme la légalisation, l’apostille consiste dans l’attestation de la qualification juridique de l’officier public (ou du fonctionnaire) qui a soussigné l’acte, ainsi que de l’authenticité de son sceau ou timbre. Elle ne porte pas sur la validité ou l’efficacité de l’acte dans son pays de provenance.
Chaque pays adhérent indique les autorités compétentes pour émettre l’apostille. En ce qui concerne l’Italie: pour les actes notariés, judiciaires et de l’état civil, la compétence est détenue par le procureur de la République auprès du tribunal dans la circonscription duquel les actes sont établis.
Pour les actes administratifs (signature du maire, etc.), par contre, c’est le préfet du lieu où l’acte est émis qui est compétent (à l’exception de la Vallée d’Aoste, où cette compétence appartient au président de la région, et des provinces de Trente et de Bolzano, pour lesquelles la personne compétente est le commissaire de gouvernement).
L’apostille n’est pas nécessaire si le pays dont provient l’acte étranger a adhéré à une convention internationale bi- ou plurilatérale qui l’exclut.