Il D.Lgs. 231/2007 non stabilisce rigide modalità di conservazione dei dati e dei documenti ottenuti a seguito dell’adeguata verifica della clientela, limitandosi a prevedere che la conservazione può essere sia cartacea che informatica.
A tal riguardo, infatti, la Regola Tecnica n. 9 precisa che il fascicolo cartaceo del cliente può rimandare ad alcuni documenti conservati elettronicamente come, a titolo esemplificativo, visure tratte dai pubblici Registri conservate in formato statico e non modificabile così come fornite dal Registro pubblico consultato, nel sistema informatico dello studio.
Non vi è alcun limite, dunque, alla possibilità di avvalersi di modalità di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni informatici piuttosto che cartacei, purché i soggetti obbligati adottino sistemi di conservazione idonei a garantire:
- la prevenzione di qualsiasi perdita di dati e di informazioni;
- la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente;
- il rispetto delle norme dettate in materia di protezione dei dati personali.
I sistemi di protezione contro la perdita dei dati e delle informazioni, quelli di autenticazione e autorizzazione adottati per l’accesso al sistema informatico dello studio ed al relativo archivio cartaceo costituiscono idonea modalità di conservazione (Regola Tecnica n. 10).
L’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione si considera garantita qualora gli stessi si ricavino da un documento informatico conservato in formato statico e non modificabile o siano desumibili da un documento analogico correttamente conservato ai sensi della Legge notarile o ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.