Depuis toujours, le notariat est une catégorie prête à adopter de nouvelles technologies. Il suffit de penser qu’à partir des années soixante presque toutes les études de notaire sont passées, avec une étonnante rapidité, des traditionnelles machines à écrire et à polycopier aux photocopieuses les plus sophistiquées et aux ordinateurs dotés d’une mémoire prodigieuse. La raison de cette attention particulière du notariat pour le développement technologique dans ce secteur est évidente. Depuis plus de deux mille ans, le notaire est député à la création et à la conservation des documents et à l’accomplissement des formalités liées à ces documents. Par conséquent, toute technologie susceptible de faciliter et de simplifier tant la création du document que les formalités qui s’y rattachent intéresse au plus haut point le notaire et le voit protagoniste.
L’informatique n’y fait pas exception et, dès ses premiers pas timides, le notariat a profité des incroyables possibilités qu’elle offre.
Jusqu’à présent, l’utilisation de l’informatique par le notariat a été partagée, au même titre que le développement de la technologie, en trois phases successives.
La première, limitée à l’étude du notaire, n’a servi qu’à faciliter:
- la rédaction de l’acte en tant que document, en créant des clauses plus ou moins répétitives à reproduire un certain nombre de fois;
- l’extraction des données contenues dans le document pour remplir les formalités y afférentes;
- la réalisation de tables des matières et de répertoires;
- la gestion de la comptabilité interne et fiscale.
La deuxième, liée à l’avènement de la télématique, a permis à l’ancien office de notaire, dépositaire, certes, de documents fondamentaux, mais de toute façon replié sur lui-même, de s’ouvrir sur l’extérieur, en permettant à chaque notaire:
- d’effectuer les vérifications que lui défère la loi (vérifications hypothécaires, au cadastre, etc.) directement à partir de son étude;
- de résoudre n’importe quel problème juridique en consultant un nombre infini de banques de données, du CED de la Cassation aux études du Consiglio Nazionale del Notariato (Conseil national du notariat), du Journal Officiel aux études théoriques de différents éditeurs.
La troisième, liée non seulement à la totale mise en œuvre de la télématique, mais aussi à l’adoption de systèmes de sécurité et de certitude, comme la signature numérique, qui permettent de mettre à jour les banques de données de l’Administration Publique directement à partir de l’étude du notaire:
- formalité télématique, pour les actes immobiliers;
- inscription télématique, au Registre du Commerce, de toutes les formalités y afférentes.
Il ne nous est pas donné de connaître les frontières de l’informatique, mais il est fort probable que disparaîtront très prochainement les anciens dossiers de documents sur support papier conservés dans d’énormes archives, pour donner naissance à …